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Gestion de contenu d’entreprises

Alfresco l’ECM libre

Les solutions d’ECM vous permettent de faire bien plus que stocker vos fichiers sur un bête serveur de fichiers. Rendez vos contenus dynamiques.

mercredi 7 novembre 2012 par alxgomz

Avant de parler d’Alfresco je souhaiterais faire un bref descriptif de ce qu’est le domaine de l’ECM.

Historiquement les documents d’une entreprise ont toujours été stockés dans des armoires. Chaque document étant rangé dans un dossier lui même sur une étagère bien précise. Avec l’apparition des documents numériques, le classement en dossiers et sous dossiers au sein d’un serveur de fichiers s’est imposé à tous comme la solution la plus naturelle. Elle découlait de ce qui se faisait par la passé.

Seulement voilà, les serveurs de fichiers ne prennent pas ou peu en compte les notions d’archivage, de versions, de processus (workflow), ni tous les aspects nouveaux des documents numériques (les métadonnées par exemple).

Aujourd’hui si vous êtes une organisation qui stocke des documents en quantité, ou qui ont une valeur administrative et des exigences en termes de conservation, vous ne pouvez pas vous satisfaire d’une solution basée sur les serveurs de fichiers seuls. C’est totalement insuffisant et obsolète.

Les logiciels ECM visent donc à fournir aux organisations un moyen de gérer intelligemment leur document en automatisant au maximum la gestion du cycle de vie, implémentant une gestion des versions, le respect des processus métiers, la publication etc...

Le rayon d’action des ECM est quasiment infini puisqu’il dépend fortement du profil de l’utilisateur. Par exemple, si votre organisation est une institution gouvernementale, la gestion du cycle de vie des documents est primordiale et vous pouvez avoir besoin d’utiliser des systèmes de stockages bien spécifiques (par exemple les WORM). Si vous êtes une entreprise qui travaille dans les médias, la gestion de la publication est importante mais vous pouvez aussi souhaitez mettre en place des systèmes de conversion de formats multimédias...

Il y a encore quelques années le leader incontesté du marché était Documentum, éditeur de logiciel traditionnel (comprenez non-libre), racheté depuis par EMC. Mais le marché a vue l’apparition de nouveau acteurs et non des moindre puisque Microsoft tente de répondre aux problématiques adressées par les ECM avec Sharepoint (avec plus ou moins de succès). En 2005 John Newton, co-fondateur de Documentum, et John Powell, ancien directeur d’exploitation chez Business Objects, fondent Alfresco avec comme ligne directrice, l’opensource ! 7 ans plus tard Alfresco est un produit complet, innovant et performant et une entreprise qui a su garder sont "mojo" auprès de la communauté opensource. Vous pouvez visiter ce lien si vous souhaitez en connaître davantage sur l’entreprise Alfresco : http://www.alfresco.com/fr/entreprise

Alfresco Enterprise vs. AlfrescoCommunity :

Il existe 2 "versions" d’Alfresco : un version Enterprise (payante) avec du support et des fonctionnalités avancés (comme le support des bases de données propriétaire, l’administration via l’interface java JMX ; et une version community (gratuite), librement utilisable. Notez que les 2 versions utilisent une licence libre : GNU/LGPL

Tout ça c’est bien beau mais Alfresco ça fait quoi ?

Premièrement ça adresse les problématiques de gestion documentaire/

- Le Stockage : les documents sont stockés sur un serveur centralisé accessible via le réseau

- Le Classement : Alfresco offre la possibilité de gérer vos documents et dossiers au sein d’une arborescence traditionnelle ; mais permet aussi d’avoir une approche plus moderne en utilisant par exemple des catégories et/ou des tags.

- La Recherche : Stocker des documents c’est bien, les retrouver lorsqu’on en a besoin, c’est encore mieux ! C’est dans ce genre de cas que votre vieux serveur de fichiers montre ses limites. Alfresco utilise un système d’indexation des documents développé par Apache. Ce système vous permet de retrouver un document à partir de son nom bien sur mais aussi en cherchant à partir de son contenu et en tenant compte de la racinisation (stemming en anglais) de votre langue.

- La Gestion de Version : Alfresco permet de tracer les versions de vos documents. Ainsi lorsque vous mettez à jour un document la version précédente est conservée et vous pouvez y accéder au besoin. Le principe est le même que les repository SVN ou git ; cependant si le versionning de vos sources est la la seule chose que vous recherchez git ou SVN sont sans doute de meilleurs choix car plus complets.

- Le Sharding et la Réplication : Il est très simple de répliquer vos documents en utilisant Alfresco. Ceci peut se faire au travers d’internet ou sur un réseau local pour tout ou partie de votre repository (votre bibliothèque de documents). Il est aussi possible de stocker une partie du repository à un endroit et une autre ailleurs. Là encore un petit exemple concret nous permet de comprendre l’intérêt de la chose. Vous pouvez par exemple stocker les documents de votre agence européenne en France pour un accès rapide par les utilisateurs européens et stocker les autres documents aux États-Unis ou en Polynésie. Du point de vue de l’utilisateur, l’ensemble des documents est accessible depuis différents dossiers mais ceux qu’il utilise le plus souvent sont plus rapidement accessibles.

- Le Clustering : D’un point de vue purement technique (ah enfin !!), Alfresco est designé sur un modèle n-tiers. Il est donc très facile de le faire scaler au fur et à mesure que les besoins augmentent.Notez que la version opensource est assez difficile à mettre en œuvre en cluster, surtout en version 4.2 !

- Les processus : Alfresco offre la possibilité de définir des workflows afin que vos documents respectent vos processus métiers. Par exemple lorsque les documents générés par des rédacteurs doivent être visés et approuvés par un responsable avant d’être publiés. Le système de workflow est très modulable (basé sur JBPM)

- La Personnalisation : C’est OpenSource !!! Alfresco est écrit en java et le SDK ainsi que les sources sont disponibles gratuitement. Si vous avez les compétences Java vous pouvez customiser à volonté le produit ! Notez qu’Alfresco fait aussi une utilisation intensive des webscripts : des scripts javascripts exécutés coté serveur. Donc déjà avec un bonne connaissance de javascript il est possible de faire pas mal de choses.

- L’API : Alfresco expose la plupart de ses fonctionnalités au travers de multiples API : webservices, webscripts, SOAP, CMIS et API dédiées.

Les plus d’Alfresco :

Le caractère open du produit est son principal avantage, mais pas le seul.

- 2 interfaces web pour le prix d’une :

Bien qu’Alfresco soit principalement un dépôt intelligent pour vos données, il offre aussi deux interface intuitives accessibles depuis un navigateur à peu près [rd]écent.
— La première (Alfresco explorer) a initialement été développé comme proof of concept mais peut tout a fait être utilisée pour gérer le repository.
— La seconde, Share, est plus récente est offre un look plus moderne et de l’ajax dans tous les coins.

- Les autres Interfaces :

Alfresco offre de nombreuse autres interfaces pour déposer ou accéder aux documents qu’il héberge. Parmi ces interfaces certaines peuvent sembler exotiques, comme par exemple IMAP, CMIS, FTP ; alors que d’autres vont forcément trouver un écho plus grand. C’est par exemple le cas de NFS, WebDav, de sharepoint ou de IBM QuickR. L’interface qui est peut être la plus attrayante pour l’utilisateur comme pour l’administrateur est peut être l’interface CIFS. Grâce à cette dernière vous pouvez accéder au repository comme s’il s’agissait d’un simple partage samba !

- Multiplateforme :

Alfresco étant écrit en java, il est multiplate-forme... pourvu que vous ayez un JVM ! Le système a été déployé avec succès sur Linux (RedHat , Suse et Ubuntu sont officiellement supportés pour la version entreprise), AIX, Solaris et windows et peux fonctionner avec différent serveur d’application ajav comme tomcat, JBoss, websphere ou weblogic. Au niveau des bases de données on retrouve les classique de l’opensource : MySQL et postgreSQL mais aussi Oracle, MSSQL ou DB2 si vous optez pour la version Entreprise d’Alfresco.

L’ouverture du code source n’est pas la seule preuve de la volonté d’ouverture d’Alfresco. L’entreprise est aussi membre d’un comité de standardisation de la norme CMIS, qui vise à créer une norme de communication pour assurer l’interopérabilité de divers repository (y compris concurrents). Au sein de ce comité on retrouve Adobe, EMC, HP, Oracle...

Il y a encore beaucoup d’autres fonctionnalités dans Alfresco et le meilleur moyen de découvrir le produit est encore de le télécharger et de l’installer et de jouer avec.

Si vous voulez plus d’info ou des conseils sur Alfresco, je suis joignable par PM ;)


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